Anleitung für Mitarbeiterbefragungen

Die 5 Schritte einer Mitarbeiterbefragung

Folgendes Szenario: Mitarbeiter*innen sind häufig krank, der Ausfall muss aufgefangen werden, das Arbeitspensum steigt für den Einzelnen, dann passieren auch noch Fehler und am Ende steht der Frust. Die erste Lösung? Mehr Personal. Doch so wirklich hilft das nicht. Das Pensum bleibt und der Frust auch. Zeit auf die verborgenen Signale zu schauen! Ein hoher Krankenstand kann nämlich auch Zeichen für Überlastung oder Unzufriedenheit sein.

Wer nun wirksame Ansätze für eine dauerhafte Lösung haben möchte, fragt nach. Und zwar bei denen, die es betrifft: bei den Mitarbeiter*innen. Das kann entweder direkt in geschehen oder mit einer Umfrage. Ich gebe Ihnen hier eine Anleitung mit, mit der Sie Ihre Mitarbeiterbefragung so vorbereiten können, dass Sie genau die Ergebnisse erreichen, die wertvoll für Ihre individuelle Situation sind.

1. Das WOHIN klären / Ziel festlegen

Ich gehe bei Mitarbeiterbefragungen in 5 Schritten vor. Zuerst frage ich mich: „Was möchte ich denn überhaupt wissen?“ Möchte ich nur ein kurzes Stimmungsbild einfangen oder möchte ich spezielle Themen abfragen und gleich noch Ansätze für eine Veränderung erkennen? Egal in welche Richtungen ich möchte, vor dem Start warten erstmal zwei Fragen auf mich: „Will ich das WIRKLICH wissen und bin ich bereit mit den Ergebnissen WIRKLICH zu arbeiten?“ Erst wenn ich zu beidem WIRKLICH „JA“ sagen kann, geht`s weiter. Bin ich mir nicht sicher, dann lieber abwarten und Tee trinken. Kurzer Spoiler – Schritt 5 zeigt die ansonsten drohende Gefahr!

Also lege ich wie bei jeder Reise erstmal mein Ziel fest. So kann ich die allgemeine Zufriedenheit mit der Arbeitssituation abfragen und herausfinden, ob meine Goodies, die ich verteile, die gewünschte Wirkung erzielen. Ich kann aber auch in die Tiefe gehen und die Qualität von beispielsweise Kommunikation, Führung und Teamspirit mit einbeziehen. Wichtig ist, dass das Ziel IHNEN dienlich ist.

2. Das WIE festlegen

Nach dem Sie wissen, wohin die Reise geht, klären Sie WIE sie dahin kommen.
Hier geht es um die Art und den Umfang der Umfrage. Den Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt. Wenn Sie diesen Begriff in eine bekannte Suchmaschine eingeben, erhalten Sie 44.900 Ergebnisse! Fragebögen haben sich in jedem Fall als hilfreich erwiesen. Diese können Sie im digitalen Zeitalter mit Onlinetools wie zum Beispiel „LamaPoll“ bequem erstellen und Ihre Mitarbeiter*innen von zuhause, am Rechner oder am Handy ausfüllen. Oder Sie wählen die klassische Papiervariante.
Wie sollen Sie Ihre Fragen beantwortet werden? Mit Markierungen auf einer Skala von 1-10 oder mit Schulnoten, mit Smileys oder Ampelfarben oder mit Begriffen („trifft zu“, „trifft nicht zu“ etc.)? Wichtig hierbei ist, genug Auswahl zu bieten, um zu vermeiden, dass Antworten nur ins „Mittelfeld“ rutschen. Ich mag zum Beispiel Schulnoten, weil Sie dahingehend eindeutig sind.

Neben diesen anonymen, verdeckten Abfragen gibt es auch die Möglichkeit, sich z.B. in der nächsten Teamsitzung über eine Kurzumfrage am Flipchart, mit Kärtchen oder Punkten, ein Feedback abzuholen. Diese Variante setzt ein hohes Maß an Vertrauen und Offenheit der Mitarbeiter*innen voraus. Sinnvoll ist dabei vor allem eine neutrale Moderation!

3. Die richtigen Fragen stellen

Die Qualität der Fragen entscheidet über die Qualität des Ergebnisses. Je nachdem, welche Informationen Sie mit der Umfrage gewinnen möchten, stellen Sie Ihre Fragen.

Geschlossene Fragen, die nur die Antwort JA / NEIN zulassen, sind aufgrund des wenigen Informationsgehaltes nur bedingt hilfreich. Es sei denn, Sie möchten nur Fakten abfragen („Fühlen sie sich im Unternehmen wohl?“).
Deutlich vielschichtigere Informationen erhalten Sie, wenn Sie offene Fragen stellen. Indem Sie zum Beispiel einen Erfüllungsgrad abfragen, bekommen Sie mehr Auskunft: „In welchem Maße können Sie Ihre Stärken in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen?“

Wenn Sie die Fragen mit einem Kommentarfeld kombinieren, ermutigen Sie die Teilnehmer*innen auch eigene Ergänzungen, weitere Gesichtspunkte und Gedanken hinzuzufügen.

4. Die Durchführung

Mit einer Umfrage signalisieren Sie Ihren Mitarbeiter*innen Wertschätzung, dass Ihnen die Meinung des Teams wichtig ist und Sie an Entwicklung interessiert sind. Kommunizieren Sie also klar BEVOR Sie die Umfrage starten, welches Ziel Sie mit der Umfrage erreichen möchten. Bestärken Sie Ihre Mitarbeiter*innen die Fragen offen und ehrlich und aus dem Bauch heraus zu beantworten. „Sich Zeit zu nehmen heißt Anerkennung geben.“ Das trifft in der Umfrage für beide Seiten zu. Räumen Sie der Umfrage genug Zeit ein. Manch Eine*r beschäftigt sich lieber in einer ruhigen Minute damit, lässt sich auf die Fragen ein und beantwortet und kommentiert sie dann umfangreicher.

Am Anfang eines Veränderungsprozesses starte ich mit meinen Klient*innen gerne mit einer knackig kurzen, anonymen Umfrage um Vertrauen herzustellen, und mit diesem „Testballon“ die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in die Veränderungsbereitschaft der Praxisführung zu stärken.

5. Und was dann?

„Hinter dem Horizont geht`s weiter“, sang schon Udo Lindenberg. Und so wecken Umfragen auch den Wunsch nach mehr! Passiert nichts oder nur verzögert oder mit wenig Engagement, dann ist der nächste Frust vorprogrammiert und Ihre Glaubwürdigkeit steht auf dem Spiel. Es droht sogar ein Vertrauens- und Motivationsverlust bei den Mitarbeiter*innen. „Es ist schlimmer als vorher“ oder
„Wusste ich doch, es passiert eh nichts“ höre ich in diesen Fällen oft.
Also „Butter bei die Fische“, wie man im Norden sagt und die Mitarbeiter*innen ins Boot geholt! Erarbeiten Sie Lösungen gemeinsam, checken Sie sie auf Umsetzungsfähigkeit und fassen Sie sie in einem Maßnahmenkatalog zusammen. Mit festgelegten Verantwortlichen und Terminen versehen, haben Sie Ihren Fahrplan für die Veränderungen!

Fazit

Mit einer Umfrage signalisieren Sie Ihren Mitarbeiter*innen Wertschätzung und Interesse. Indem Sie mit kürzeren Fragebögen (ca. 10 Fragen) starten, bekommen Sie genug Informationen für die ersten Schritte und erhöhen die Akzeptanz von Folgeumfragen nach Umsetzung der Maßnahmen. Eine schnelle Auswertung und Maßnahmenableitung erhöht Ihre Glaubwürdigkeit und Handlungsfähigkeit.
Sie suchen jetzt nach einer Vorlage für eine Mitarbeiterbefragung? Dann schreiben sie mich gerne an. Ich maile Ihnen eine praxiserprobte Vorlage mit 12 knackigen Fragen für den Start in Ihren Entwicklungsprozess. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

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Bild: jcomp / freepik.com