Dein QM- System als Bindungsmagnet

Qualitätsmanagement (QM) kann für moderne Zahnarztpraxen weit mehr als nur ein Pflichtprogramm sein. Ist es gut etabliert, wird es zu einem strategischen Instrument für die zukunftsfähige Entwicklung einer Zahnarztpraxis. Nur wenn PraxisinhaberInnen und das gesamte Team an einem Strang ziehen, kann das Ziel der QM GBA Richtlinie, nicht nur die Qualität der Patientenversorgung langfristig gesichert und verbessert werden, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen, erreicht werden.

In meinem Webinar beim FVDZ zur Motivation und Bindung von Mitarbeitenden erzählten Teilnehmende, dass es im Praxis-QM keine Regelungen für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden gibt. Anlass genug für mich, am Beispiel „Onboarding“ in diesem Artikel noch einmal deutlich zu machen, welchen Einfluss du als Praxisführung auch über dein QM auf die Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung nehmen kannst.

Qualität im Willkommen

Wie und wann findet die Einarbeitung der langersehnten Mitarbeiterin statt? Wer kümmert sich? Und wann finden Feedbackgespräche statt? Ein fehlendes oder unstrukturiertes Onboarding signalisiert, dass die Orientierung der neuen Mitarbeiterin in der Praxis nicht wichtig ist. Dabei ist gerade beim Ankommen im noch unbekannten Praxisalltag Sicherheit in den ersten Tagen so wichtig.

Hieran zeigt sich: Die Praxisleitung kann mit einem strukturierten Onboarding, als fester Bestandteil im QM-Systems verankert, zeigen, dass Wertschätzung und Mitarbeiterzufriedenheit von Anfang an ernst genommen werden. Eine solche Kultur schafft Vertrauen und Engagement – bei alten und neuen Mitarbeiterinnen .

Qualität als strategisches Werkzeug

Das Fehlen von Onboarding-Prozessen offenbart auch, dass die Möglichkeiten des QM‘s als strategisches Werkzeug für die Praxisentwicklung nicht genutzt werden. Ohne klare Strukturen im QM bleiben wichtige Themen in der Einarbeitung dem Zufall überlassen. Ein systematisches QM-System hilft der Praxisleitung, solche Lücken zu identifizieren und gezielt zu schließen. So kann die Praxisleitung sicherstellen, dass an das neue Teammitglied alle nötigen Informationen fließen und es schnell und effizient im Praxisalltag integriert wird. Das Ergebnis: weniger Zeit und damit Kosten bei der Einarbeitung, weniger Fehler und Konflikte. Dadurch entspannt sich das Team und du als PraxisinhaberIn profitierst von einer stabilen Praxisstruktur.

Qualität durch das gesamte Team

Ein erfolgreiches Onboarding erfordert die aktive Beteiligung des gesamten Teams. Während des Webinars wurde deutlich, dass neue Mitarbeiterinnen oft überfordert sind, wenn es an klaren Abläufen fehlt oder Mitarbeiterinnen durch ständige Nachfragen genervt reagieren und so die Unterstützung durch das Team fehlt. Mit klaren Regelungen unterstreichst du als Praxisführung wie wichtig die Rolle des Teams im Onboarding. Konkrete Aufgaben geben Orientierung und Sicherheit und schaffen Motivation. Wenn das Onboarding gut integriert ist, fühlen sich neue Mitarbeiterinnen willkommen und eingebunden – ein entscheidender Faktor für langfristige Bindung.

Onboarding und Patientenzufriedenheit

Ein strukturiertes Onboarding wirkt sich nicht nur intern aus, sondern beeinflusst auch die Patientenerfahrung. Mitarbeiterinnen, die gut eingearbeitet sind, strahlen Sicherheit und Kompetenz aus – und das bemerken auch die Patienten. In dem Webinar wurde diskutiert, dass unklare Prozesse bei neuen Mitarbeiterinnen häufig zu Verunsicherung führen, die wiederum die Qualität der Patientenbetreuung beeinträchtigen kann. Wenn du als Praxisleitung dafür sorgst, dass das Onboarding im QM-System verankert ist, werden nicht nur interne Abläufe verbessert, sondern auch die Patientenversorgung optimiert. Zufriedene Patienten honorieren dies mit Vertrauen und Weiterempfehlungen.

Qualität als gemeinsame Aufgabe

In der Diskussion des Webinars wurde klar, dass viele Praxen zwar allgemeine QM-Strukturen haben, jedoch bestimmte Bereiche wie das Onboarding vernachlässigen. Hier liegt die Verantwortung der Praxisführung. Gerade in einem strukturierten Onboarding Prozess liegt die Chance das Potential neuer Mitarbeiterinnen gleich von Beginn an zu nutzen und das bestehende Team schnell zu entlasten. Das schont nicht nur die Nerven, sondern auch den Geldbeutel und entspannt nicht zuletzt das Miteinander.

In regelmäßigen Feedbackrunden können gemeinsam im Team Schwachstellen aufgedeckt und als Basis für Verbesserungen dienen. Wenn du als Praxisführung dem Team den Wert des QM`s für ein entspanntes Miteinander signalisierst, wird dein QM zu einem lebendigen Instrument, das die gesamte Praxis voranbringt.